Teamleider Bedrijfsbureau

Functiecontext

Het bedrijfsbureau verzorgt organisatiebrede ondersteuning, waaronder:

• Postverwerking en archiefbeheer

• Beheer van digitale en schriftelijke correspondentie

• Agendabeheer van de directie

• Verslaglegging van structurele overleggen

• Beheer van CRM en toekomstig DMS

• Inkoop van kantoorartikelen

• Ondersteuning van de receptie en ontvangst van bezoekers

Het team bestaat uit drie medewerkers. Je hebt een meewerkende rol en bent verantwoordelijk voor de verdeling en uitvoering van werkzaamheden. Medewerkers vervangen elkaar bij afwezigheid. Je rapporteert aan het Hoofd Bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?

Je geeft leiding aan het bedrijfsbureau en bent verantwoordelijk voor de planning, prioritering en voortgang van werkzaamheden. Je zorgt voor overzicht en borgt de continuïteit van de ondersteuning.

Je analyseert bestaande werkprocessen en richt deze opnieuw in waar nodig. Je legt werkwijzen vast en zorgt voor een consistente toepassing binnen het team. Je bewaakt de kwaliteit van de uitvoering en stuurt bij op inhoud en proces.

Je voert periodieke gesprekken met medewerkers over voortgang en ontwikkeling en zorgt voor een heldere taakverdeling.

Je onderzoekt de inzet van digitale middelen, waaronder AI, en vertaalt dit naar concrete toepassingen binnen het bedrijfsbureau.

Daarnaast ondersteun je de directie door:

• Beheer van agenda’s en correspondentie

• Organisatie van dienstreizen

• Voorbereiding van vergaderingen

Je ondersteunt de bestuurssecretaris bij de voorbereiding van directie- en bestuurlijke overleggen. Je bewaakt actiepunten en volgt besluitvorming systematisch op.

Wat breng je mee?

• Afgeronde hbo-opleiding

• Ervaring in soort gelijke functies

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift

• Goede beheersing van de Engelse taal in woord en schrift

• Aantoonbare ervaring met Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint en Outlook

• Ervaring met digitale systemen voor documentbeheer, zoals een CRM of DMS

• Ervaring met het beheren van vertrouwelijke informatie

Wat bieden wij?

• Een functie in een inspirerende museumomgeving van internationale kwaliteit

• De kans om een team verder te professionaliseren en toekomstgericht in te richten

• Salaris volgens de museum cao. Het salaris ligt tussen € 3220 en € 4089 bruto per maand op basis van 36 uur

• 8 procent vakantietoeslag

• 3,4 procent eindejaarsuitkering

• 27 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband

• Pensioenopbouw bij het ABP

  Daarnaast kun je gebruikmaken van personeelskorting in de horeca en de museumwinkel. Je kunt deelnemen aan bedrijfsyoga op het dak van het depot en gebruikmaken van het e- learning platform GoodHabitz.